Jag hör det ofta från företag som vill sälja till offentlig sektor. Kompetenta personer med bra produkter och tjänster som offentliga kunder verkligen behöver.
”Vi hinner inte sätta oss in i det nu.”
”Det är för många upphandlingar att hålla koll på.”
”Vi svarar när det kommer.”
Och det är precis där problemet sitter.
När upphandlingen publiceras är det ofta redan för sent.
De flesta företag börjar arbeta när upphandlingen annonseras. Ett bevakningsverktyg plingar till, någon laddar ner dokumentet och försöker förstå vad som efterfrågas. Men när upphandlingen väl ligger ute är mycket redan avgjort.
De företag som vinner upphandlingar arbetar på ett helt annat sätt. För dem börjar arbetet inte när upphandlingen publiceras. Det börjar ett år tidigare. Och ofta ännu tidigare.
Det betyder inte att de jobbar mer. Det betyder att de jobbar smartare.
Offentlig sektor är inte EN kund. Det är tusentals.
Ett vanligt misstag som många gör är att prata om ”offentlig sektor” som en enda marknad. Men offentlig sektor är inte en kund. Det är tusentals organisationer med olika behov, olika avtal och olika tidsplaner.
Det första du behöver göra är att vara konkret. Vilka myndigheter vill du jobba med? Vilka behov och utmaningar har de, som din produkt eller tjänst kan möta?
Ju tydligare du är med din målgrupp, desto mer fokuserat kan du arbeta.
Bygg en säljkalender och räkna bakåt.
Nästa steg är något de flesta bolag aldrig gör: kartlägg vilka avtal som finns i dag, hos vilka myndigheter och när de löper ut.
Många offentliga avtal löper på fyra år. Det innebär att du kan förutse nästa upphandling långt i förväg.
Erfarna leverantörer bygger en enkel säljkalender där de 12–18 månader i förväg vet vilka affärer som kan bli aktuella och när de ska ta kontakt. De jagar inte, utan de är på rätt plats i rätt tid.
För det är ungefär 1,5 år innan ett avtal löper ut som behovsanalysen börjar hos myndigheten. Det är där du behöver vara med och visa vad du kan, inte när upphandlingen är annonserad.
Du får prata med dem. Det är faktiskt tillåtet.
En seglivad myt är att vi inte får ha kontakt med offentlig sektor innan en upphandling. Men det stämmer inte.
En kommun som exempelvis ska köpa ett nytt system sitter inte på all marknadskunskap själv. De vet att ett behov finns men inte alltid hur lösningen ser ut.
Här är det klassiskt säljarbete som gäller: boka möten, ställa frågor och förstå hur organisationen arbetar. Och när du bidrar med din kunskap påverkar du hur upphandlingen skrivs, långt innan annonsen finns.
Gör det interna jobbet innan stressen sätter in.
När upphandlingen väl publiceras är det ont om tid. Då är det för sent att börja fundera på vad du är riktigt bra på, vad du vill bli utvärderad på och vad som gör din leverans bättre än konkurrenternas.
Gör den analysen nu direkt istället. Vilka referenser ska ni använda? Vilka dokument behöver finnas på plats? Vilka personer i organisationen behöver vara med i anbudsarbetet?
Är du förberedd går hela processen snabbare och du gör ett bättre anbud.
Inför hösten: välj en kund och börja där.
Du behöver inte göra allt på en gång. Men du behöver börja.
Titta på en myndighet du vill jobba med. Ta reda på vilka avtal de har i dag och när de löper ut. Boka ett möte och börja bygga en relation.
Det är inte svårare än så. Men det kräver att du börjar nu och inte när upphandlingen annonserats.
Och när du väl är inne?
Då pratar vi om riktiga affärer. Offentliga kontrakt kan vara värda allt från några miljoner kronor till hundratals miljoner. Det är inga småaffärer du lägger anbud på. Det är fleråriga kontrakt med stabila kunder.
Och du slipper ligga ute med pengarna, för offentlig sektor betalar på 30 dagar. Det är lagstadgat. Jämför det med privata kunder som kan dra ut på betalningen till 60, 90 dagar eller mer. Du behöver inte agera bank åt dina kunder.
Offentlig sektor handlar inte om tråkiga affärer. Det handlar om trygga, långsiktiga och förutsägbara affärer. Och de är möjliga för dig om du är beredd att ge dem den tid de kräver.
Varje år finns det 18 000 möjligheter till nya offentliga affärer i Sverige.
De väntar inte på dig. Men med rätt förberedelse kan du vara redo när de kommer.
Hösten börjar nu. Vilken kund tar du tag i först?