Så skriver du ett anbud som vinner på kvalitet, inte bara pris
"Kvalitet före pris" låter fint i teorin. Men i praktiken är det en färdighet, och dessutom en av de mest efterfrågade just nu.
Här är min konkreta metod för att formulera värde som faktiskt syns i utvärderingen.
Upphandlaren läser hundratals sidor. De letar inte efter fina ord. De letar efter bevis. Konkreta exempel, siffror, namngivna metoder och referenser som går att kontrollera.
Ett anbud som säger "vi har lång erfarenhet och levererar hög kvalitet" ger noll poäng. Det spelar ingen roll hur sant det är, det säger inte läsaren någonting.
Ett anbud där det istället står att projektledaren drivit ett antal liknande uppdrag, och att det senaste uppdraget levererades tre veckor före tidplan, ger poäng.
Skillnaden mellan de två handlar inte om vem som gör bäst jobb. Den handlar om vem som är bäst på att sätta ord på det.
Alla vet. Nästan ingen gör det.
Nästan varenda företagare jag möter vet redan att texten ska vara konkret. De har hört det på en kurs. Läst det i en artikel. Och sagt det till sig själva efter en förlorad upphandling. Ändå ser jag samma vaga formuleringar i anbud efter anbud.
Anledningen är inte kunskap, utan det är ofta tid som saknas. Anbudet ska in på fredag klockan 23.59. Då är det enklare att skriva "vi har lång erfarenhet" än att leta upp referensprojektet och siffrorna som styrker det.
Genvägen känns okej och rimlig just den gången. Sedan blir den en vana. När vi inte har någon som läser texten innan den skickas och frågar var beviset finns, smyger genvägarna sig in i varje anbud. Det är inte ovilja. Det är att ingen håller en till det, när trycket är som störst.
Priset för genvägen kommer sent.
En förlorad upphandling går tyvärr inte att ta igen snabbt. Nästa liknande uppdrag kan ligga flera år bort. Under tiden hinner du skriva samma svaga text i flera nya anbud, för att ingen stoppat mönstret. Varje gång du skriver generellt i stället för ett verifierbart exempel är det en förlorad chans som du inte får tillbaka förrän nästa upphandling dyker upp. Om den ens gör det inom din bransch.
Metoden: ställ frågan till varje mening.
För varje påstående i texten, fråga dig: går det att bevisa med en siffra, ett namn eller ett datum?
"Erfaren personal" blir ett antal medarbetare och deras samlade erfarenhet av liknande uppdrag.
"Vi levererar i tid" blir hur många av de senaste uppdragen som faktiskt levererades i tid.
Gå igenom varje mening i utkastet och stryk det som inte klarar frågan. Det som blir kvar är kortare. Men det är det som ger poäng.
Ett exempel.
Före:
”Vi har stor erfarenhet av liknande uppdrag.”
Efter:
”Under de senaste tre åren har vi genomfört åtta uppdrag av motsvarande omfattning och komplexitet för offentlig sektor. Samtliga har genomförts med egen projektledning och enligt avtalad tidsplan."
Samma budskap. Helt olika bevisvärde
Det svåra är inte att förstå principen. Du har antagligen redan förstått den, kanske redan innan du läste den här texten. Det svåra är att göra det varje gång. I varje anbud. Även den där fredagen sent på kvällen när det vore så mycket enklare att skriva "vi har lång erfarenhet" och skicka in.
Så nästa gång du sitter med ett utkast klockan tio på kvällen, vilken mening tänker du låta slinka igenom ändå?