De flesta företag börjar arbeta när upphandlingen publiceras.
Ett mejl från ett bevakningsverktyg plingar till i inkorgen, ett dokument laddas ner. Och någon i teamet får i uppdrag att försöka förstå vad som efterfrågas, för att sen skriva ett anbud.
Problemet är bara att när upphandlingen väl ligger ute är mycket redan avgjort.
För de företag som faktiskt vinner upphandlingar arbetar på ett helt annat sätt. För dem börjar arbetet inte när upphandlingen annonseras - det börjar ofta ett år tidigare.
När jag jobbar med företag som vill in på den offentliga marknaden börjar vi nästan alltid i hur vi ska bygga en bra strategi. Väldigt sällan utgår vi från hur anbudet ska skrivas.
Prenumerera på mitt nyhetsbrev!
Ska vi ta ett exempel?
Föreställ dig ett IT-bolag som levererar system och konsulttjänster till kommuner. De vill växa inom offentlig sektor och har identifierat några kommuner där deras lösning skulle kunna göra verklig skillnad.
Så här arbetar de.
Det är vanligt att prata om “offentlig sektor” som en enda marknad. Men offentlig sektor är inte en kund. Det är tusentals organisationer, verksamheter och behov.
Om du vill lyckas behöver du vara konkret. Vårt IT-bolag exempelvis säger inte att de jobbar mot “kommuner”. De beskriver istället kanske sin målgrupp som “socialförvaltningar i medelstora kommuner där vårt system för ärendehantering kan förenkla handläggarnas arbete”.
När målgruppen är tydlig kan arbetet börja på riktigt.
Nästa steg är något många företag aldrig gör: De tar reda på vilka avtal som finns idag, när de löper ut och därmed när nästa upphandling förväntas komma.
Många offentliga avtal löper över fyra år, så det går att förutse långt i förväg när nästa upphandling förväntas komma.
Erfarna leverantörer bygger ofta en egen avtalskalender, som gör att de redan 12-18 månader i förväg vet vilka affärer som kan bli aktuella.
För IT-bolaget betyder det här att de kan se att en kommun som idag använder ett konkurrerande system sannolikt kommer att göra en ny upphandling om ungefär ett år. Då vet de också när de bör ta kontakt, boka möten och försöka förstå hur kommunen arbetar idag – långt innan något anbud finns att skriva.
En seglivad myt är att vi inte får prata med offentlig sektor innan en upphandling.
Det stämmer inte - tvärtom finns det ofta ett stort behov av en dialog. En kommun som ska köpa ett nytt system sitter inte på all marknadskunskap själv. De vet att ett behov finns, men inte alltid hur lösningen ser ut.
Här behöver vi jobba med klassiskt säljarbete: boka möten, ställa frågor och försöka förstå hur organisationen arbetar.
Ett vanligt misstag är att använda bokade möten till att berätta hur bra vår lösning är. När du istället bör fråga:
När du bidrar med din kunskap och perspektiv är det enklare för organisationen att formulera sitt behov, vilket i sin tur påverkar hur upphandlingen skrivs.
Om IT-bolaget till exempel ser att handläggarna lägger mycket tid på manuell dokumentation kan de lyfta frågor kring automatisering eller integrationer med andra system. När kommunen sen ska börja formulera sin kravbild, finns plötsligt den typen av funktionalitet med i resonemanget.
Under tiden analyserar företaget sitt eget erbjudande: Vad är vi riktigt bra på? Vad vill vi bli utvärderade på? Vad gör vår leverans bättre än andras?
Många företag gör inte den analysen förrän de sitter mitt i ett anbud. Och då är det ofta för sent (eftersom någon har gjort analysen och redan har ett försprång).
När upphandlingen väl kommer brukar det vara ganska kort om tid till deadline.
Du kan förbereda dig genom att ha koll på:
Vilka personer behöver vara med i anbudsarbetet?
Vilka referenser ska vi använda?
Vilka dokument måste finnas på plats? Till exempel kvalitetsarbete, miljöarbete, referensprojekt, leveransmodeller, resursplanering.
När du är förberedd går anbudsprocessen snabbare.
En annan sak som är bra att tänka på är att du inte ska svara på allt.
Gör en analys när en upphandling publiceras, och fundera på om du har haft en dialog med kunden tidigare, om du förstår behovet och om kraven är rimliga för dig att leverera på.
Om vårt IT-bolag ser att en upphandling innehåller krav som inte matchar deras lösning är det bättre att avstå och istället lägga tiden på affärer där de vet att de kan leverera verkligt värde.
8. De analyserar resultatet
När upphandlingen är avgjord börjar nästa steg. Analysen.
Vad gjorde att vi vann - eller förlorade?
Ofta handlar det inte bara om att lägst pris vann, utan om hur utvärderingen fungerade, vilka kriterier som gav poäng och hur konkurrenterna positionerade sig.
Det här är viktigt att ta med sig för att kunna bli ännu bättre inför nästa upphandling.
Offentlig upphandling är inte ett dokument.
Som du nu säkert förstår, så betyder offentlig upphandling inte främst att du måste skriva ett bra anbud.
Jag och mina kunder jobbar med strategi, marknadsförståelse och med relationer. De förstår att de måste arbeta metodiskt långt innan upphandlingen annonseras.
Det kan kännas krångligt men det handlar i grund och botten om klassiskt säljarbete - där marknaden omsätter tusen miljarder varje år. Och den vill vi inte stå utanför!